Forkastet papir-rapporter og gikk digitalt

– Veldig mye av Havforskningsinstituttets kunnskap kommuniseres i form av rapporter. Derfor er det viktig å ha en effektiv produksjon av disse, i tillegg til at kunnskapen vår må være lett tilgjengelig, sier Bjørn Arvid Sætren.

Han er nylig ansatt som direktør for digitalisering ved Havforskningsinstituttet, og skal utvikle en ny digitaliseringsstrategi for instituttet.

Enklere å lese

Siden nettrapportene fungerer som vanlige nettsider, er de godt tilpasset lesing på skjerm:

– Det var viktig for oss at de nye rapportene skulle ha funksjonalitet som brukerne våre er vant til å finne på nettsider og i vitenskapelige publikasjoner, sier Beate Hoddevik som var prosjektleder for utviklingsarbeidet.

– Vi har blant annet lagt til en klikkbar kapitteloversikt for å gjøre det enkelt å orientere seg i rapportene, det er mulig å lenke direkte til et kapittel og leserne kan få opp en oversikt over alle figurene og åpne de i større versjoner for å studere detaljer.

Og for de som fremdeles liker pdf’er best, er det en egen funksjon:

– Nettsiden blir også gjort om til en pdf, dermed kan de som foretrekker å laste ned eller skrive ut rapportene for å lese på papir bruke dette alternativet.

Fokus på kvalitetssikring

En annen viktig faktor var å både forenkle og forbedre kvalitetssikringen av rapportene. Derfor er det laget en arbeidsflyt som gjør at alle rapporter får ok fra faglig ansvarlig før de blir publisert.

– Det er selvsagt viktig for HI at alle rapportene våre er kvalitetssikret før de ferdigstilles. Derfor har vi lagt inn en funksjon slik at alle rapporter automatisk er innom faglig ansvarlig før den kan bli publisert, sier Hoddevik.

I tillegg er det også en miljøgevinst i den nye produksjonen:

– Siden rapportene er digitale, bruker vi ikke papir til å trykke de opp, avslutter Hoddevik.