Havforskningsinstituttet sin personvernerklæring

Litt om personvernerklæringen

Havforskningsinstituttet (HI) er et av de største marine forskningsinstituttene i Europa. HI er et nasjonalt rådgivende forskningsinstitutt organisert som forvaltningsorgan direkte under Nærings- og fiskeridepartementet.

I arbeidet vårt behandler vi ofte opplysninger om personer eller personer som er identifiserbare. Vi er behandlingsansvarlig der vi alene eller sammen med andre bestemmer formålet med personopplysningene som behandles og hvilke midler som skal brukes.

Denne personvernerklæringen gir deg informasjon om disse behandlingene og dine rettigheter som registrert.

Kontakt oss gjerne hvis du har spørsmål om dette på adressen Havforskningsinstituttet, postboks 1870 Nordnes, 5871 Bergen, telefonnummer 55 23 85 00 eller e-post post@hi.no. Du kan også henvende deg til vårt personvernombud på e-post personvernombud@hi.no.

Noen av de begrepene som vi bruker i denne erklæringen kan du finne forklart i "Lov om behandling av personopplysninger"

Når behandler vi personopplysninger og hva er grunnlaget vårt?

Forskning og råd

Havforskningsinstituttets hovedoppgaver er å gi forskningsbaserte råd til relevante myndigheter i spørsmål som gjelder forvaltning og utnyttelse av havets og kystens biologiske ressurser, gjøre data og forskningsresultater kjent og tilgjengelig, og levere relevant forskning som bidrar til kunnskapsbasert næringsutvikling.

For å kunne utføre disse pålagte samfunnsoppgavene, er det i mange tilfeller nødvendig at vi behandler personopplysninger.

Det kan være alt fra å kartlegge og registrere data, foreta intervjuer, undersøkelser, analysere til å gi uttalelser, råd, rapporter, dele og formidle kunnskap.

Grunnlagene for å behandle personopplysningene er flere. Det kan være samtykke, oppfylle en avtale, rettslig forpliktelse, utføre en oppgave i allmennhetens interesse, forske, på grunn av statistikk, berettiget interesse med videre. Disse bestemmelsene fremgår av personopplysningsloven kapittel 3 og personvernforordningen kapittel 2.

Ellers bistår NSD – Norsk senter for forskningsdata oss i forskningsprosjekter. De kan blant annet veilede deg om dine rettigheter, dersom du er forskningsobjekt. NSDs e-post er personverntjenester@nsd.no.

Kontakt, honorarer med videre

Ved henvendelser og kommunikasjon behandles det opplysninger om deg eller andre. Det kan for eksempel skje via telefon, e-post, skjema, digitale plattformer eller løsninger. Det samme dersom du melder deg og deltar på kurs, abonnerer eller bruker våre tjenester og lignende.

Vi må også fakturere, utbetale honorarer og annet som betyr at opplysninger om navn, fødselsdato, kontonummer med videre blir benyttet. Ved anskaffelser kan også personlig informasjon bli behandlet.

Opplysningene kan gjelde når du er privatperson, men også dersom du er ansatt i en virksomhet, er tilbyder eller leverandør.

Ved besøk på våre nettsider, bruker vi informasjonskapsler for å tilby deg tilpassede nettjenester og sikre best mulig brukeropplevelse.

Når vi drifter og styrer virksomheten slik som dette bruker vi mange av de samme grunnlagene som nevnt over i avsnittet Forskning og råd, typisk samtykke, avtale og berettiget interesse.

Saksbehandling og arkivering

Vi behandler saker hvor vi kan fatte vedtak, og vi fører postjournal. Personopplysninger kan dermed bli behandlet. Dette reguleres i forvaltningsloven og offentleglova med videre.

Hovedregelen etter offentleglova § 3 er at saksdokument, journaler og lignende register for organet er åpne for innsyn. Det betyr at alle kan gjøre seg kjent med innholdet i den korrespondansen organet har journalført, med mindre dokumentene skal unntas offentlighet, for eksempel på grunn av taushetsplikt.

Vi har også plikt til å ha arkiv. Arkivene skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid. Grunnlaget følger av arkivloven, personopplysningsloven og tilhørende regler.

Jobbsøknader

Hvis du søker jobb hos oss, må vi å behandle opplysninger om deg slik at vi kan vurdere søknaden. Det omfatter søknaden, CV, vitnemål, attester, korrespondanse og lignende. I tillegg til eventuelle intervju, gjør vi egne undersøkelser, for eksempel kontakte referansene dine.

Grunnlaget er avtale, rettslig krav, eller at vi har en berettiget interesse ved å finne riktig kandidat til stillingen. Dersom det er nødvendig å behandle særlige kategorier personopplysninger, vil grunnlagene være samtykke eller vi må oppfylle arbeidsrettslige plikter, for eksempel etter likestillings- og diskrimineringsloven. Det vises også til lov om statens ansatte.

Opplysninger om ansatte

Vi behandler opplysninger om våre ansatte slik at vi kan utføre våre oppgaver og oppfylle våre plikter.

Dette omfatter blant annet administrasjon (informasjonsutveksling, arbeidsavtale, adgangskort, lønn, godtgjørelser, feriepenger, sykepenger, trekk, registrere skader og sykdommer, tilgang til systemer), behandle søknader (fravær, fri, tilpasset arbeid, permisjoner, fast ansettelse, fortrinnsrett), sikre arbeidsmiljøet (sørge for regler om fullt forsvarlig arbeidsmiljø, HMS, arbeidsplaner, arbeidstidsordninger, pauser, gjennomføre arbeidsmiljøundersøkelser), overholde diskrimineringsregler, sørge for ytringsmuligheter (eksempelvis håndtere varsling), påse et inkluderende, deltakende arbeidsliv (for eksempel tilrettelegge og medvirke i forhold til din arbeidssituasjon), gi opplæring, utviklingsmuligheter, tilby kompetanseportal, ha planer og rutiner hvor ansatte kan være nevnt (for eksempelknyttet til beredskap og håndtere avvik), samhandle (blant annet fysiske og digitale møter internt og eksternt), kontrolltiltak (drøftelser, informasjon, evaluering, innsyn i epostkasse, kamera), drøftelser av saker og problemstillinger, formidling av arbeid og resultater, tilbakemelding og oppfølgning på ditt arbeid, opphør og avslutning av arbeidsforhold (attest, referanse, advarsel, oppsigelse, suspensjon, avskjed, frivillige avtaler, fratreden, retur av eiendeler) og rapportering.

Personopplysningene kan bli formidlet til interne utvalg, tillitsvalgte, foreninger, forbund, bemanningsforetak, nemnder, NAV, forsikringsselskap, registre, tilsyn, fellesløsninger osv.

Flere av disse formålene vil gjelde tilsvarende dersom du er innleid eller konsulent hos oss.

Grunnlagene er hovedsakelig avtale, samtykke, rettslig forpliktelse (arbeidsmiljøloven, lov om statens ansatte med videre) og/eller våre berettigede interesser, for forskning og statistikk.

Hvor lenge lagres personopplysningene?

Hvor lenge personopplysningene lagres avhenger blant annet av hva som er nødvendig for det primære formålet som de ble samlet inn eller behandlet for. Samtidig kan det være andre grunner til at vi må oppbevare opplysningene lengre, blant annet fordi vi har arkivplikt, er rettslig forpliktet til det (for eksempel etter bokføringsloven og arbeidsmiljøloven), for formål knyttet til vitenskapelig eller historisk forskning og lignende.

Vi vil likevel alltid vurdere om deler av opplysningene kan slettes, om de kan lagres på en slik måte at de ikke kan knyttes til deg uten bruk av tilleggsopplysninger eller om informasjonen kan anonymiseres.

Annen informasjon

Dersom vi er behandlingsansvarlig og noen behandler personopplysninger på vegne av oss, vil vi ha databehandleravtaler med disse. I noen tilfeller kan vi være behandlingsansvarlige sammen med andre som i så fall vil være regulert i en egen ordning.

Vi kan ha plikt til å utlevere personopplysninger til andre, typisk offentlige instanser basert på samtykke, avtale eller lov.

Personopplysningene vil komme fra deg eller andre, for eksempel i forskjellige registre.

Hvis vår behandling er basert på samtykket ditt, kan du når som helst trekke samtykket tilbake. At du trekker samtykket vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen av personopplysninger som skjedde før du trakk samtykket tilbake.

Når vi behandler personopplysninger etter en berettiget interesse, har vi vurdert at disse veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter.

I visse tilfeller kan du ha rett til å protestere på at vi behandler opplysninger om deg. Det er blant annet avhengig av din situasjon, formålet og om grunnlaget for vår behandling er at vi skal utføre en oppgave i allmennhetens interesse, utøve offentlig myndighet eller er basert på en interesseavveining (inkludert profilering etter disse grunnlagene). Dersom vi behandler opplysninger om deg med henblikk på direkte markedsføring (og profilering knyttet til dette), kan du også ha rett til å protestere.